Pályázatírás lépésről lépésre KKV-knak: a felhívástól a fenntartásig

Röviden: Egy hazai uniós forrású (Széchenyi Terv Plusz) pályázat a felhívás kiválasztásával és alapos elolvasásával kezdődik, majd a projektterv, a költségvetés és a mellékletek összeállításával folytatódik. A kérelmet a palyazat.gov.hu EPTK felületén adod be. Utána jön a hiánypótlás, a döntés, a szerződéskötés, a megvalósítás és az elszámolás, végül a fenntartási időszak: főszabály szerint 5 év, KKV-nál a felhívás 3 évre csökkentheti. A legtöbb hiba nem a szövegben, hanem a határidőkben, a formai feltételekben és a költségvetésben csúszik be, ezért a felkészülést hetekkel a beadás előtt érdemes elkezdeni.

1. Válaszd ki a felhívást, és olvasd el a lényeget

Mielőtt bármit írnál, döntsd el, hogy egyáltalán jogosult vagy-e. A felhívás „Rövid összefoglaló” része és az első fejezetei megmondják:

• ki nyújthat be kérelmet: cégforma, méret (lásd a KKV-minősítésről szóló útmutatót), lezárt üzleti évek száma, létszám, esetleg TEÁOR-kód;
• hol valósulhat meg a projekt: sok KKV-felhívás csak bizonyos régiókban támogat, és a régió a támogatási intenzitást is meghatározza;
• mennyi pénz kérhető: a minimum és maximum támogatás, az intenzitás és az önerő aránya;
• milyen állami támogatási jogcímen: például de minimis vagy csoportmentességi jogcímen;
• mikor és hogyan bírálnak: a felhívás rögzíti, hogy folyamatos vagy szakaszos elbírálás van. Folyamatos elbírálásnál a beérkezés sorrendjében vizsgálják a kérelmeket, ezért a keret hamar kimerülhet. Szakaszos elbírálásnál egy-egy szakasz kérelmeit a pontszámuk sorrendjében rangsorolják.

Ha egy kizáró feltételen elakadsz, ne keress kerülőutat. Keress másik felhívást a nyitott felhívások között.

2. Gyűjtsd össze a teljes dokumentumcsomagot

A felhívás önmagában nem elég. Az Általános Útmutató a Felhívásokhoz (ÁÚF, jelenleg a 2026. március 16-i 12. verzió) szerint a feltételek több dokumentumban együtt vannak:

Fontos szabály: ha a felhívás eltér az ÁÚF vagy az Elszámolási Útmutató általános előírásaitól, akkor a felhívás az irányadó. A felhívást a meghirdetés után is módosíthatják, ezért a közleményeket a beadásig figyeld.

3. Projektötlet és költségvetés

A projektnek a felhívás céljához kell illeszkednie, és csak a felhívásban felsorolt támogatható tevékenységekből állhat. Írd le egy mondatban, milyen problémát old meg a fejlesztés, és milyen mérhető eredménye lesz.

A költségvetésnél tételenként gondolkodj: mennyiség × egységár, minden sor egy tevékenységhez kötve. Néhány általános korlát a 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet 235. §-a és az Elszámolási Útmutató 6.0 verziója szerint (valós költség alapú elszámolásnál, ha a felhívás nem szigorít):

• a projektmenedzsment költségei együtt legfeljebb az elszámolható összköltség 2,5%-át tehetik ki, és projektmenedzsmentként a pályázatírás nem számolható el;
• a kötelező nyilvánosság költsége legfeljebb 0,5% lehet;
• az előkészítés költsége legfeljebb 7% lehet (a közbeszerzési, beszerzési eljárások költségei nélkül, azokra külön 1% vonatkozik).

A szokásos piaci árat igazolni kell. Ha a kiíró árajánlatot ír elő, legalább három, egymástól és tőled független ajánlat kell. Egyes felhívások egyszerűsített piacfelmérést is elfogadnak; ezt a konkrét felhívás szabályozza. A részletekről az elszámolható költségekről szóló útmutató szól.

Számpélda: egy 40 millió forint elszámolható összköltségű projektben 70%-os intenzitás mellett 28 millió forint a támogatás, 12 millió forint az önerő. A projektmenedzsment-plafon 1 millió forint (2,5%).

4. A mellékletek és az előfeltételek

Néhány dolognak hosszú az átfutása, ezért ezeket ne a beadás hetére hagyd:

• Ügyfélkapu+ vagy DÁP és ePapír. A kérelemhez csatolt nyilatkozatot minősített elektronikus aláírással vagy az ePapír szolgáltatással kell hitelesíteni. Ezt a cégjegyzékben szereplő képviselő teszi meg. Együttes képviseletnél mindegyik képviselőnek külön kell hitelesítenie.
• KOMA-tagság. A NAV a köztartozásmentes adózói adatbázisba a kérelem benyújtását követő hónap 10-én vesz fel. Ez a tagság helyettesíti a nemleges adóigazolást.
• Az ingatlan. Ha a fejlesztés ingatlant érint, kell a tulajdoni lap. Ha nem a tiéd az ingatlan, akkor a tulajdonos hozzájárulása és egy legalább a fenntartási időszak végéig szóló bérleti vagy használati szerződés is kell.
• Árajánlatok, piacfelmérés, a felhívás által kért formában és dátummal.
• Szakmai mellékletek: például üzleti terv, megvalósíthatósági tanulmány vagy önéletrajzok, ha a felhívás kéri.

5. Beadás az EPTK-ban

A kérelmet a palyazat.gov.hu EPTK kitöltőprogramjában kell elkészíteni. A véglegesített adatlaphoz csatolod a hitelesített nyilatkozatot, és elektronikusan küldöd be. A lépésekről az EPTK-beadásról szóló útmutató szól.

A projektet ne kezdd el a beadás előtt. Az uniós csoportmentességi rendelet (651/2014/EU) szerint a támogatásnak csak akkor van ösztönző hatása, ha a kérelmet a projekt megkezdése előtt nyújtod be. Az ÁÚF szerint eszközbeszerzésnél már az első jogilag kötelező megrendelés vagy szerződés is a projekt megkezdésének számít. Hogy a beadás után mikortól kezdheted el saját kockázatra, azt a felhívás mondja meg.

6. Hiánypótlás és tisztázó kérdés

Ha a kérelmed egy hiánypótolható jogosultsági szempontnál hibás, az irányító hatóság hiánypótlásra hív fel. A határidő legalább 3, legfeljebb 15 naptári nap; a GINOP Plusz-1.2.3-21 felhívásban például csak 3 nap. Hiánypótlásra egyszer van lehetőség, és csak a hibákat javíthatod, a kérelem tartalmán nem változtathatsz.

Vannak nem hiánypótolható feltételek is. A GINOP Plusz-1.2.3-21 felhívásban ilyen a nyilatkozat szabályos hitelesítése, az átlátható szervezet és az, hogy a kérelem pontjai releváns szakmai és pénzügyi tartalommal legyenek kitöltve. Ha ezek hiányoznak, a kérelmet hiánypótlás nélkül elutasítják.

A tartalmi értékelés alatt egyszer tisztázó kérdést is kaphatsz, szintén 3–15 napos határidővel. Ha nem válaszolsz időben, a benyújtott tartalom alapján értékelnek. Hogyan pontoznak, arról a pályázatok értékeléséről szóló útmutató szól.

7. Döntés

Az irányító hatóság vezetője támogathatja a kérelmet, csökkentett összeggel vagy intenzitással is, feltételesen is, de elrendelhet helyszíni szemlét, forráshiány miatt tartaléklistára tehet, vagy elutasíthat. A tartaléklista legfeljebb 12 hónapig él. A döntés ellen a kézhezvételtől számított 10 napon belül, egyszer nyújthatsz be kifogást. Meg kell jelölnöd a megsértett jogszabályt vagy felhívási pontot.

8. Szerződéskötés vagy támogatói okirat

Nyertes döntés után az irányító hatóság támogatási szerződést köt veled, vagy támogatói okiratot bocsát ki. A szerződéshez kért dokumentumokat a megadott határidőre kell beküldened; ha hiányosak, egyszer kapsz hiánypótlási felhívást, 3–15 naptári napos határidővel. Támogatás, előleg is, csak hatályos szerződés vagy okirat alapján fizethető ki.

9. Megvalósítás és elszámolás

• Mérföldkövek. Egyszerűsített eljárásrendben egy mérföldkő van; standard eljárásban a felhívás írja elő a számukat (egy és hat között). Az utolsó mérföldkő a projekt fizikai befejezése.
• Beszámoló. A mérföldkő elérése után 15 napon belül, az utolsó mérföldkő után 60 napon belül (záró beszámoló) kell benyújtanod.
• Kifizetési kérelmek. A számlákkal és a felhívásban előírt alátámasztó dokumentumokkal elszámolsz.
• Előleg. Ha a felhívás megengedi, előleget is kérhetsz. Ha a kifizetésétől számított 12 hónapon belül nem nyújtasz be időközi kifizetési kérelmet legalább az előleg 60%-ának megfelelő támogatástartalommal, az előleg bizonylatokkal alá nem támasztott részét kamattal együtt vissza kell fizetned.
• Indikátorok. Ha a vállalt célértéknek a 75%-át sem éred el, a támogatást arányosan csökkentik. Ezért ne vállalj túl.

10. Fenntartás

A 256/2021. Korm. rendelet 346. §-a szerint a fenntartási időszak főszabály szerint 5 év, KKV-nál az irányító hatóság 3 évre csökkentheti; hogy nálad mennyi, azt a felhívás és a támogatási szerződés rögzíti. Ez alatt jellemzően évente projektfenntartási jelentést kell benyújtanod. Ez alatt az eredményeket a felhívás és a szerződés szerint működtetned kell; ezért kell például a bérleti szerződésnek is a fenntartás végéig szólnia. A részletekről a fenntartási időszakról szóló útmutató szól.

Idővonal: mit mikor készíts elő?

Tipikus hibák

1. A projekt a beadás előtt megkezdődik (megrendelés, előleg a szállítónak).
2. A nyilatkozatot nem a nyilvántartott képviselő hitelesíti, vagy együttes képviseletnél csak egyikük.
3. Üresen vagy általánosságokkal kitöltött mezők. Ez nem hiánypótolható.
4. Hiányzó vagy nem független árajánlat, ezért a tétel nem számolható el.
5. Nem elszámolható tétel vagy túllépett költségkorlát a költségvetésben.
6. Elmulasztott hiánypótlási határidő, mert senki sem figyelte az értesítéseket.
7. Túlvállalt indikátor, amely később visszafizetést okoz.
8. Egy módosító közlemény elkerüli a figyelmedet.

Az Invata a felhívásokból kinyert feltételeket a céged adataival veti össze, és a pályázat-előkészítő munkalapon ezeket a lépéseket ellenőrzőlistaként is végigvezeti.