Elszámolható és nem elszámolható költségek a pályázatban

Röviden: Egy költség akkor számolható el, ha a felhívás elszámolhatónak minősíti, a támogatási szerződésben szerepel, a projekt céljához szükséges, az elszámolhatósági időszakban merült fel és fizették ki, és nem haladja meg a szokásos piaci árat. A 2021–2027-es uniós felhívásoknál a 256/2021. Korm. rendelet általános korlátokat is szab: például a projektmenedzsment legfeljebb 2,5%, a nyilvánosság 0,5%, a projekt-előkészítés 7% lehet. A levonható ÁFA soha nem számolható el.

Ez az útmutató a Széchenyi Terv Plusz (2021–2027) felhívásaira vonatkozó szabályokat foglalja össze. Ezek forrásai a 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet, a Nemzeti Fejlesztési Központ Elszámolási Útmutatójának 6.0 verziója (2026. április) és az Általános Útmutató a Felhívásokhoz (ÁÚF). A felhívás ezekhez képest szűkíthet, például kizárhat költségtípusokat vagy alacsonyabb korlátot adhat. Mindig a felhívás „Elszámolható költségek” fejezetét nézd meg először.

Az elszámolhatóság alapfeltételei

Az Elszámolási Útmutató szerint elszámolható az a költség, amely:

• szerepel a felhívás elszámolható költségei között, és a támogatási szerződésben is rögzítették;
• közvetlenül a projekt céljához kapcsolódik, és csak olyan mértékben számolható el, amilyen mértékben a projektet szolgálja;
• az elszámolhatósági időszakban merült fel és fizették ki. Az alapokból támogatott projekteknél ez 2021. január 1. és 2029. december 31. közé esik, ezen belül a projekt fizikai befejezéséig; a felhívás szűkebb időszakot is megadhat;
• számlával vagy más bizonylattal alátámasztott, vagy egyszerűsített elszámolással elszámolt;
• nem haladja meg a szokásos piaci árat.

Figyelj a projekt kezdetére is. Sok KKV-felhívás kimondja, hogy a támogatási kérelem benyújtása előtt megkezdett projekt nem támogatható. Ilyen például a GINOP Plusz-1.2.3-21: ott a projekt a beadás utáni naptól saját felelősségre indítható. Megkezdésnek számít például az első jogilag kötelező megrendelés vagy szerződés, az előkészítés (például a tervezés) viszont nem.

Az általános százalékos korlátok

A 256/2021. Korm. rendelet 235. §-a szerint valós költség alapú elszámolásnál az alábbi költségtípusok legfeljebb az Európai Unióval elszámolható összköltség itt megadott hányadát tehetik ki:

A felhívásban elszámolhatónak jelölt korlátos költségtípusok aránya együtt sem haladhatja meg a 15,5%-ot. Az irányító hatóság ezeket a korlátokat a felhívásban szigoríthatja.

Számpélda: egy 50 millió forint elszámolható összköltségű projektben legfeljebb 1,25 millió forint mehet projektmenedzsmentre, 250 ezer forint nyilvánosságra és 3,5 millió forint előkészítésre. Ez csak akkor igaz, ha a felhívás nem ad szigorúbb korlátot. A felhívások ezen felül gyakran saját korlátokat is adnak, például az eszközbeszerzés, a tanácsadás vagy az ingatlan-felújítás arányára.

A projektmenedzsment költsége ráadásul csak a projekt szakmai előrehaladásával arányosan számolható el (256/2021. Korm. rendelet 238. §). A projektmenedzsmentre kifizetett támogatás aránya legfeljebb 10 százalékponttal haladhatja meg a teljes projektre kifizetett támogatás arányát. A pályázatírás díja projektmenedzsment-költségként nem számolható el (Elszámolási Útmutató 3.8.1. pont).

Tipikus költségkategóriák

A felhívások jellemzően ezekből válogatnak:

• Eszközbeszerzés. Főszabály szerint új, első üzembe helyezésű eszköz. Használt eszköz csak szigorú feltételekkel számolható el: például az elmúlt hét évben nem vásárolták támogatásból, és ára nem éri el az új eszközét.
• Immateriális javak. Ilyen például a szoftver, a licenc vagy a know-how.
• Építés, felújítás. Ha a felhívás engedi.
• Szolgáltatások. Például tanácsadás, képzés, marketing, piackutatás vagy minőségirányítási rendszer.
• Személyi jellegű ráfordítás. A 2024. október 5-én vagy később megjelent felhívásoknál a bér legfeljebb a KSH FEOR szerinti átlagkeresetét haladhatja meg 20%-kal.
• Projekt-előkészítés, projektmenedzsment, nyilvánosság. Ezekre a fenti korlátok vonatkoznak.

ÁFA: mikor számolható el?

A levonható ÁFA nem elszámolható. Az Elszámolási Útmutató 3.10. pontja szerint:

• Ha van ÁFA-levonási jogod, a levonható ÁFA a projekt méretétől függetlenül nem számolható el. Akkor sem, ha a levonással ténylegesen nem élsz. A legtöbb ÁFA-körös KKV-nál ezért nettó a költségvetés, és az ÁFÁ-t a likviditásnál kell tervezni.
• Ha nincs levonási jogod (például alanyi adómentes vagy), és a projekt elszámolható összköltsége legfeljebb 5 millió euró, az ÁFA elszámolható. 5 millió euró felett csak akkor, ha a projektben nem keletkezik adóköteles bevétel.
• Ahol az ÁFA-törvény eleve kizárja a levonást, ott a bruttó összeggel kell tervezni. Ilyen például a személygépkocsi, az étel-ital vagy a vendéglátás.

Ha bizonytalan vagy, az Útmutató azt javasolja, hogy kérj előzetes állásfoglalást a NAV-tól.

Árajánlat és piaci ár igazolása

A szokásos piaci árat a 256/2021. Korm. rendelet 215. §-a szerint többféleképpen lehet igazolni. A felhívás határozza meg, melyiket kell használnod. A leggyakoribbak:

• Három árajánlat: legalább három, egymástól és tőled független, teljesítésre alkalmas szállító érvényes ajánlata. Az ajánlattevők alkalmasságát dokumentáltan meg kell vizsgálnod.
• Online piacfelmérés: három, teljesítésre alkalmas szállító online elérhető ajánlata alapján.
• Fajlagos ár: ha a felhívás előre megadja, és ilyenkor mentesíthet a piaciár-igazolás benyújtása alól.
• Beszerzési eljárás eredménye: közbeszerzés vagy nyílt beszerzési eljárás.

Egyszerűsítések:

• legfeljebb nettó 200 000 forintos szállítói szerződésnél nem kell a piaci árat alátámasztani;
• 3 millió forintnál nagyobb összköltségű projektben a legfeljebb 300 000 forintos szerződéseknél nem kell benyújtani az igazolást, de helyszíni ellenőrzéskor kérhetik.

A függetlenség kulcskérdés. Nem független az az ajánlattevő, amelyben te, a tulajdonosod, a vezetőd vagy ezek hozzátartozója tulajdonos vagy vezető, és az sem, amely veled vagy a másik ajánlattevővel partner- vagy kapcsolt vállalkozás. Az Elszámolási Útmutató 6.0 kifejezetten kimondja: nem független ajánlattevővel kötött szerződés költsége nem számolható el (az in-house beszerzés kivétel).

Ami nem elszámolható

Az Elszámolási Útmutató szerint bármely alapnál nem elszámolható például:

• a levonható ÁFA;
• a hitelkamat (a kamattámogatás kivételével), a hiteltúllépés költsége és egyéb pénzügyforgalmi költségek;
• a deviza-átváltási jutalék és az árfolyamveszteség;
• a bírság, az általad fizetett kötbér és a perköltség;
• az olyan jutalom, amely mögött nem igazolható teljesítés;
• a végkielégítés, a szabadságmegváltás és a felmentési időre eső bér;
• a rehabilitációs hozzájárulás;
• a csomagolás betétdíja.

Ezen felül a készpénzes fizetésnek is van korlátja. Készpénzben kiegyenlített bizonylat csak a felhívásban megadott összeghatárig számolható el, ami legfeljebb 1,5 millió forint lehet. Szóbeli megállapodás alapján legfeljebb bruttó 200 000 forintos megrendelés számolható el, ha a felhívás ezt nem zárja ki.

A felhívások ezen felül saját tiltólistát is adnak. Például a GINOP Plusz-1.2.3-21 felhívás többek között a járművet, az irodabútort, a kapcsolt vállalkozástól vagy hozzátartozótól való beszerzést, a kérelem benyújtása előtt felmerült költséget, a biztosíték költségét és a pályázatírást is kizárja. Ezt mindig a konkrét felhívásban ellenőrizd.

Milyen dokumentumok kellenek az elszámoláshoz?

Az Elszámolási Útmutató II. fejezete költségtípusonként sorolja fel az alátámasztó dokumentumokat. Egy eszközbeszerzéshez jellemzően ezek kellenek:

1. a számla vagy azzal egyenértékű bizonylat, a projektre utaló záradékkal;
2. a kifizetés bizonylata (bankszámlakivonat);
3. a szállítói vagy adásvételi szerződés, vagy a visszaigazolt írásos megrendelő;
4. az üzembe helyezési okmány, vagy ennek hiányában a szállítólevél, az átadás-átvételi jegyzőkönyv vagy az állományba vételi bizonylat;
5. a piaciár-igazolás, ha a felhívás korábban nem kérte.

Szolgáltatásnál az üzembe helyezési okmány helyett a teljesítésigazolás kell. Az egyszerűsített elszámolásnál (átalány, egységköltség) nem kell pénzügyi bizonylatot benyújtani, de a szakmai teljesítést igazolni kell.

Gyakorlati tippek

• Készíts tételes költségvetést. Minden sornál legyen meg a költségtípus, a nettó és a bruttó összeg, a piaciár-igazolás módja és a felhívás vonatkozó pontja.
• Számold ki előre a korlátos költségtípusok arányát. Ha a végleges összköltség csökken, a projektmenedzsmentre és a nyilvánosságra jutó keret is csökken.
• Dátumozd az árajánlatokat, és figyeld az érvényességüket. A felhívás előírhat maximális korosságot.
• Ne vásárolj kapcsolt cégtől, és ellenőrizd az ajánlattevők függetlenségét.

A pontozás és a költségvetés összefüggéséről a pályázat értékeléséről és pontozásáról szóló útmutató szól, az önerő és az előleg tervezéséről pedig az önerőről, előlegről és biztosítékról szóló útmutató. Az aktuális lehetőségeket a nyitott felhívások listájában találod. Az Invata pályázat-előkészítő munkalapja a költségvetés soraidat a felhívás korlátaival és az általános szabályokkal veti össze, mielőtt beadnád a kérelmet.